شركة أوقاف للاستثمار توفر وظيفة مساعد إداري لـ الدبلوم ومن أهم مميزات الشركة أنها تتمتع بتخصص واضح في مجال الاستثمار الوقفي الذي يجمع بين تحقيق العوائد المالية والمحافظة على الأهداف الاجتماعية والتنموية للأوقاف حتي يمتد إلى تنمية الموارد الوقفية بطريقة تساعد على استمرار أثر الوقف وتحقيق أهداف الواقفين والمستفيدين منه على المدى الطويل وتعمل على دراسة الفرص الاستثمارية المختلفة لبناء محافظ استثمارية أكثر تنوع وتوازن كما تسعى أوقاف للاستثمار إلى تحقيق أفضل استفادة ممكنة من الأصول والموارد الوقفية من خلال البحث عن فرص استثمارية مناسبة ذات عوائد مجزية.
أيضا أعمالها عبارة عن إدارة وتسويق العقارات الوقفية وتنفيذ أعمال التشغيل والصيانة والمساهمة في تطوير الأصول والاستفادة منها بصورة أكثر جودة وهذه الميزة مهمة لأن العديد من الأوقاف تعتمد على الأصول العقارية مثل الأراضي والمباني والمشروعات التجارية ولذلك فإن الإدارة الاحترافية لهذه الأصول تساعد على زيادة عوائدها واستدامتها كما أنها تهتم بتطبيق مبادئ الحوكمة والرقابة الداخلية ورفع مستوى جودة العمليات وتركيزها يكون أيضا علي الجمع بين الاستدامة الاقتصادية والأثر الاجتماعي والتنموي لذا شركة أوقاف للاستثمار جزء مهم من منظومة تطوير قطاع الأوقاف في المملكة.
مسؤوليات المساعد إداري في شركة أوقاف للاستثمار :
من أهم الوظائف في الشركة لأنها تجمع بين التنظيم الإداري والمتابعة وإدارة الوقت والتواصل المهني والمحافظة على سرية المعلومات لأنه يقوم بـ إدارة جدول أعمال المسؤول التنفيذي وتنظيم المواعيد والاجتماعات بطريقة دقيقة وذلك يحتوي علي ترتيب الاجتماعات والتأكد من عدم وجود تعارض بين الالتزامات المختلفة ويتطلب هذا الدور التنسيق المستمر مع الإدارات والأطراف الداخلية والخارجية لتحديد مواعيد الاجتماعات وإرسال الدعوات والتأكد من جاهزية جميع المشاركين الأمر الذي يساهم في تحسين إدارة الوقت ورفع مستوى الإنتاجية.
لديه أيضا مسؤولية التنسيق الكامل للاجتماعات الداخلية والخارجية بداية من إعداد الدعوات وجدولة المواعيد حتي يتم الوصول إلى تجهيز المواد والمستندات المطلوبة للاجتماع ومن أبرز المسؤوليات المهمه لذلك كتابة جداول الأعمال والتأكد من توفر المعلومات والوثائق التي يحتاج إليها المشاركون لكي يتم التنسيق مع الحضور بالإضافة إلى تسجيل محاضر الاجتماعات وتوثيق القرارات والتوصيات التي يتم الاتفاق عليها.
من أهم المسؤوليات :
المهام لا تنتهي بمجرد انتهاء الاجتماع فيقوم المساعد الإداراي بمتابعة تنفيذ القرارات والتوصيات التي صدرت عنه ثم التواصل مع الإدارات أو الأشخاص المعنيين لمتابعة مستوى الإنجاز وهي من أهم عناصر الوظيفة لأنها تساعد الإدارة التنفيذية على معرفة ما تم إنجازه وما زال قيد التنفيذ والمهام التي تحتاج إلى متابعة إضافية للحصول على التحديثات المطلوبة ويقوم بتصميم عروض تقديمية بصورة احترافية.
يكون هو المسؤول أيضا عن متابعة البريد الإلكتروني والرسائل الرسمية لكي يتأكد من وصولها إلى الجهات المعنية ومتابعة الإجراءات المرتبطة بها وتنظيم عملية التواصل بين المكتب التنفيذي والإدارات الأخرى لتسريع سير العمل وتقليل احتمالية ضياع أو تأخر الطلبات المهمة كما أنه من المسؤوليات الأساسية المحافظة على نظام منظم للأرشفة الإلكترونية والمستندات الرسمية مع المحافظة على دقة السجلات وتحديثها.
يقوم أيضا بتقديم الدعم في تنظيم الفعاليات وورش العمل والأنشطة المؤسسية بالتنسيق مع المشاركين وتجهيز المواد المطلوبة؟ وذلك يحتاج إلي قدرة على التخطيط وإدارة التفاصيل والعمل تحت ضغط. خاصة عندما تكون الفعاليات مرتبطة بمواعيد محددة أو بمشاركة جهات متعددة. ويطلب من المساعد الإداري تقديم الدعم للمبادرات والمشروعات الخاصة بالإدارة التنفيذية من خلال متابعة مراحل التنفيذ.
أقرأ أيضا : شركة SOL للحلول التجارية تمنح مشروع تدريبي لمدة 4 أشهر بشهادة خبرة
أهمية العمل في القطاع الحكومي :
العمل بوجود نظام إداري واضح ينظم العلاقة بين الموظف والجهة الحكومية. ويحدد طبيعة المسؤوليات والواجبات والحقوق والإجراءات المهنية ويختلف النظام المطبق بحسب طبيعة الجهة ونوع الوظيفة وطريقة التعاقد. كما أن الالتزام بالأنظمة يمثل أهم المبادئ الأساسية للنجاح في القطاع الحكومي. فالموظف يعمل ضمن منظومة تعتمد على إجراءات وصلاحيات محددة.
تتميز بيئة العمل الحكومي بوجود تعاون مستمر بين الإدارات والأقسام المختلفة وتختلف سرعة العمل من جهة إلى أخرى. إلا أن الموظف الناجح يجب أن يكون مستعد للتعامل مع المهام المتعددة والاجتماعات في الوظائف الإدارية والتنفيذية. ومن المهم أن يكون الموظف معروف بالدقة والاحترام والقدرة على تحمل المسؤولية والالتزام بالمواعيد. وتجنب الدخول في المشكلات والحفاظ على التواصل المهني مع الزملاء والمسؤولين. لأن العلاقات المهنية الإيجابية تساعد على بناء بيئة عمل أكثر تعاون.
طريقة التقديم الصحيحة :
الدخول إلى بوابة أوقاف للاستثمار الرسمية والإنتقال إلى قسم الوظائف/الفرص الوظيفية. والبحث عن مسمى Executive Administrative Assistant مساعد إداري تنفيذي. كما ان الشركة تعمل في مجال الاستثمار والتطوير وإدارة وتسويق العقارات الوقفية. إلى جانب تقديم الاستشارات والدراسات المرتبطة بالأوقاف والقطاع غير الربحي.
إذا كان التخصص إدارة أعمال أو إدارة مكتبية أو سكرتارية. فمن المهم إبراز المواد المرتبطة مباشرة بالعمل الإداري في السيرة الذاتية. بحيث يظهر في الجزء الأول منه أنك تمتلك مهارات في تنظيم المواعيد والاجتماعات وإعداد التقارير والمراسلات. وبعد الانتهاء من تعبئة الطلب لابد من مراجعة البيانات مرة أخيرة ثم الضغط Submit / تقديم.
Comments are closed.